1. Persiapan 5R

1. Persiapan 5R

Sasaran	:	Menyiapkan penerapan 5R di tempat kerja
Kunci	:	Komitmen Manajemen Rencana Induk Penerapan Aktivitas Kelompok Kecil

Sebelum meluncurkan Penerapan 5R di tempat kerja, Anda harus melengkapi dua langkah vital berikut ini :

• Langkah-1, Persiapan 5R : (Kegiatan administrasi persiapan Penerapan 5R) dimana memungkinkan Anda untuk mengkondisikan tempat kerja yang siap dalam menerapkan 5R.
• Langkah-2, Pengenalan 5R : (Kegiatan lapangan mengenalkan 5R kepada seluruh Karyawan) dimana memungkinkan Anda menilai keadaan tempat kerja Anda saat ini seperti apa adanya dan sudah mulai berinteraksi dengan lebih banyak orang-orang di tempat kerja.

Walau bagaimanapun juga sebelum memulai 5R, ada satu kondisi yang sangat mendasar yang harus disiapkan yaitu :

Suatu lingkungan kerja bebas dari saling menyalahkan.

Suatu kondisi lingkungan yang memungkinkan setiap orang di dalam organisasinya dapat menggunakan ketrampilannya secara efektif. Pada saat terjadi masalah atau kesalahan, seseorang seharusnya tidak disalahkan. Melainkan Anda yang harus mencari akar permasalahannya dengan mencoba untuk menemukan jawabannya sambil bertanya "Mengapa kesalahan itu bisa tejadi?" atau "Bagaimana hal itu bisa terjadi?" bukan bertanya "Siapa yang melakukannya?" atau "Dimana itu terjadi?" Untuk pertanyaan yang terakhir ini jika ingin dilakukan, maka sebaiknya dibarengi dengan tindakan bersama-sama mengunjungi tempat kejadiannya.

"Don't blame others"

Lingkungan kerja yang bebas dari menyalahkan akan membangun partisipasi dari para anggotanya, namun sebaliknya lingkungan yang menghakimi akan menciptakan penghalang diantara para anggotanya.

The important thing in my view is not to pin the blame for a mistake on somebody, but rather to find out what caused the mistake.

~ Akio Morita ~

Apabila pemberian instruksi tidak jelas bagi para penerimanya, maka para Manajer atau Supervisor lah yang harus belajar bagaimana memberikan pengarahan yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami. Apabila Operator atau seseorang belum mempelajari atau tidak memahami standar-standar baru, ini kemungkinan disebabkan oleh instruksi yang tidak tepat dan tidak dapat dijalankan, bukan dengan menyalahkan orang yang seharusnya menerima instruksi tersebut.

Perlu diingat, kita seharusnya menyadari pada saat menunjuk kesalahan kepada orang lain dan melakukannya di depan umum, ada tiga jari yang lainnya yang menunjuk ke diri kita!

Dengan memahami bagaimana menciptakan lingkungan yang masing-masing individu berani untuk mencobanya sendiri, Anda menjadi lebih siap untuk mengerjakan tugas-tugas di depan Anda. Berikut ini adalah usulan-usulan tindakan yang patut dipertimbangkan sebelum Anda melanjutkan ke langkah-2 (Pengenalan 5R) :

1.1 Komitmen Manajemen
1.2 Kebijakan Manajemen
1.3 Sasaran Perusahaan
1.4 Organisasi dan Peran Karyawan
1.5 Zona Tanggung Jawab
1.6 Aktifitas Kelompok Kecil
1.7 Rencana Induk Penerapan

Rencana Penerapan 5R : Persiapan

• Briefing kepada para Pimpinan
• Petunjuk Kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Studi Visit)
• Menyiapkan Media Promosi

Petunjuk Kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Study Visit)

Petunjuk Kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Study Visit)

Study Visit adalah suatu pendekatan tersusun untuk mengidentifikasi suatu proses berkelas dunia, selanjutnya mengumpulkan informasi yang relevan untuk diterapkan di dalam organisasi Anda dengan tujuan untuk meningkatkan suatu proses yang serupa.

Petunjuk kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Study Visit)

1. Fokus dan Spesifik, menjelaskan apa yang ingin dipelajari atau ditingkatkan di dalam organisasi Anda. Anda boleh saja ingin meningkatkan seluruh proses administrasi operasional di perusahaan Anda, namun Anda juga diperbolehkan hanya ingin melihat secara rinci misalnya bagaimana suatu perusahaan di tempat Study Visit dapat menjaga atau mempertahankan konsistensi penerapan 5R.
2. Berbagi. Identifikasikanlah suatu area yang mungkin menurut Anda unggul dalam suatu bidang di organisasi Anda, jika memungkinkan tawarkan peluang untuk Study Visit balasan kepadanya. Sesuatu yang Anda ingin bagikan kepada perusahaan yang Anda kunjungi.
3. Sama-sama menguntungkan, Cobalah untuk menciptakan suatu pengalaman sama-sama menguntungkan. Identifikasikanlah apa yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan yang Anda kunjungi. Tawarkanlah sesuatu bahwa Anda menyampaikannya secara tulus.
4. Kenali tuan rumah. Pastikanlah bahwa tim Study Visit sudah mengenali, familiar dengan beberapa aspek terkait di perusahaan yang akan dikunjungi (apa yang dihasilkannya atau produk yang dijual, skala perusahaan, dll.).
5. Kirimkan pertanyaan pendahuluan, dengan Fax atau e-mail kepada orang yang ditunjuk mengenai hal-hal berupa pertanyaan spesifik sebelum kunjungan Study Visit dilaksanakan.
6. Hormati privasi tuan rumah. Jika beberapa informasi merupakan hak milik, property atau paten yang tidak bisa diberikan, maka hormatilah keadaan itu dan lanjutkan kepada kegiatan berikutnya.
7. Berpakaian sewajarnya dengan memastikan, mendiskusikan pakaian yang akan dikenakan pada saat kunjungan nanti. Pada umumnya perusahaan mensyaratkan pakaian yang dikenakan berkaitan dengan safety atau cukup berpakaian secara bisnis casual. Namun pastikanlah Anda berpakaian sewajarnya, sopan dan tidak terlalu santai atau terbuka.
8. Buatlah catatan terhadap hal baik apa yang didapat dari proses Study Visit ini.
9. Ucapkan banyak “terima kasih”. Tunjukkanlah apresiasi Anda kepada tuan rumah yang dikunjungi sebagai tempat Study Visit. Pertimbangkanlah untuk memberikan tanda mata yang unik kepada orang-orang yang Anda kunjungi.
10. Tindak lanjut dengan mengirim surat kepada perusahaan yang telah Anda kunjungi mengenai detil apa yang sangat menolong Anda. Sekali lagi, ucapkan terima kasih dan menawarkan kepada mereka Studi Visit di tempat Anda di masa mendatang.

Semoga bermanfaat. Selamat menerapkan, ber-improvement dan sukses!

1. Persiapan 5R : 1. Komitmen Manajemen

1. Persiapan 5R : 1. Komitmen Manajemen

...adalah suatu bentuk persetujuan atau janji dari manajemen dalam mengemban tugas dan tanggung jawabnya untuk menjadikan 5R sebagai budaya perusahaan di masa mendatang.

Dalam menerapkan 5R menjadikannya sebagai budaya kerja di perusahaan, seringkali tidak berjalan sebagaimana mestinya karena kurangnya pemahaman di antara para Pimpinan selaku pengambil keputusan dan sebagai penentu arah di perusahaan mengenai apa itu 5R dan apa perannya.

Masih banyak di antara para Pimpinan yang menganggap bahwa 5R adalah sekedar kegiatan “bersih-bersih” saja, sehingga tidak dijadikan sebagai kegiatan yang serius. Untuk menunjang keberhasilan penerapan 5R sangatlah diperlukan pembekalan kepada para Pimpinan untuk mendapatkan komitmen bersama diantara para Pimpinan sebelum meluncurkan 5R.

Partisipasi langsung oleh tingkatan eksekutif yang tertinggi di dalam program yang spesifik merupakan aspek penting dan kritis bagi sebuah organisasi. 5R berada di dalam manajemen mutu termasuk:

1. Menjabat sebagai pimpinan komite mutu - Quality Committee
2. Merumuskan dan menghasilkan kebijakan serta sasaran mutu
3. Menyediakan sumber sumberdaya dan pelatihan
4. Mengawasi pelaksanaan di semua tingkatan organisasi
5. Menilai dan merevisi kebijakan terhadap hasil yang dicapai

Tanggung jawab akhir dari penerapan 5R berada di pimpinan tertinggi oleh sebab itu sebelum menjalankan 5R di perusahaan, komitmen dari manajemen sangatlah diperlukan. Jangan mendelegasikan tanggung jawab ini kepada bawahan.

Manajemen memperlihatkan komitmennya terhadap 5R dengan:

• Mengalokasikan waktu dan sumberdaya untuk pelatihan seluruh karyawan
• Menyediakan insentif bagi tim yang berhasil
• Secara tetap berkomunikasi dengan tim dan mengawasi kegiatan-kegiatannya
• Menyingkirkan penghalang-penghalang yang menghambat kemajuan tim
• Membuat dan menjaga kejelasan tujuan dari organisasi
• Mengalokasikan rupiah yang sesuai dalam periode waktu yang singkat
• Selalu luwes terhadap tanggal dan waktu kegiatan proyek
• Tetap terlibat

Anda tidak mendapatkan komitmen dari manajemen bila:

• Berulang kali menunda pertemuan
• Tidak hadir di pertemuan
• Tidak mengalokasikan waktunya untuk pelatihan dan studi banding
• Tidak mau menyediakan penambahan hadiah atau insentif
• Tidak merespon permohonan tambahan pengeluaran dalam periode waktu yang diharapkan
• Memperlihatkan sedikit perhatian terhadap apa yang sedang dikerjakan oleh tim

Gambar 1.1.1 : Contoh Piagam Komitmen Manajemen & Karyawan - Janji 5R.

“Unless a commitment is made there are only promises and hopes, but no plans” - Peter Drucker

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 2. Kebijakan Manajemen

1. Persiapan 5R : 2. Kebijakan Manajemen

Suatu pernyataan dari standar perilaku yang diinginkan perusahaan atau prosedur yang bisa diterapkan di seluruh organisasi. Kebijakan perusahaan menggambarkan tindakan para karyawan di area kerjanya dimana mereka diberikan kebebasan dalam memutuskan bagaimana yang terbaik untuk dijalankan.

Kebijakan ini boleh berhubungan dengan area-area seperti waktu istirahat untuk keadaan yang khusus, larangan merokok, keadaan tempat kerja yang tidak nyaman, penggunaan pribadi terhadap fasilitas internet seperti facebook, telepon genggam di dalam pabrik, atau bepergian dalam rangka kegiatan bisnis.

Kebijakan perusahaan boleh juga berlaku bagi pelanggan, contohnya; kebijakan terhadap keluhan pelanggan, menjaga hubungan pelanggan, atau penyingkapan informasi. Suatu kebijakan perusahaan kadang kala boleh dikembangkan ke dalam suatu etika bisnis dari perusahaan, misalnya jujur dan taat membayar pajak, tidak mengunakan perangkat lunak bajakan.

Pada umumnya, terdokumentasikan di dalam satuan petunjuk yang luas, yang dirumuskan setelah melalui suatu analisa dari semua faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi suatu sasaran hasil perusahaan, kegiatan perusahaan, dan perencanaan.

Dirumuskan oleh dewan direksi perusahaan, kebijakan perusahaan dalam menanggapi situasi yang terjadi saat ini. Juga menentukan rumusan dan penerapan dari strategi, mengarahkan dan membatasi perencanaan, keputusan-keputusan, dan tindakan-tidakan dari para karyawan di perusahaan dalam mencapai sasaran perusahaan.

Gambar 1.2.1 : Contoh Kebijakan Manajemen.

Berikut ini adalah contoh-contoh kebijakan manajemen terhadap kegiatan 5R di perusahaan :

• Kewajiban bagi seluruh karyawan menerapkan 5R tanpa adanya pengecualian termasuk kontraktor yang bekerja di lingkungan perusahaan, proyek-proyek lainnya.
• Alokasi waktu dan sumber daya untuk kegiatan 5R.
• Tidak ada lembur untuk kegiatan 5R.
• Kegiatan audit 5R atau patroli 5R.
• Kegiatan tahunan pemberian penghargaan atau hadiah kepada area terbaik dan area dengan pencapaian peningkatan tertinggi.

Gambar 1.2.2 : Contoh Kebijakan 5R.

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 3. Sasaran Perusahaan

1. Persiapan 5R : 3. Sasaran Perusahaan

Marilah kita tidak membuat kesalahan yang sama dengan perusahaan lain yang gagal dalam mengkuantifikasi Sasaran Perusahaannya - Company's Objectives.

Sasaran Perusahaan adalah menetapkan apa yang ingin coba dicapai perusahaan dalam menjalankan bisnis operasionalnya. Di dalam menetapkan sasaran hendaknya menggunakan prinsip SMART.

Specific: Sasaran harus menyatakan persisnya apa yang ingin dicapai.

Measurable: Suatu sasaran harus dapat diukur sehingga memungkinkan untuk menentukan apakah sasaran tersebut telah dicapai.

Achievable: Sasaran harus realistis sesuai dengan keadaan dimana sasaran tersebut ditetapkan dan sesuai dengan sumber daya yang tersedia untuk kegiatannya.

Relevant: Sasaran hasil harus relevan bagi orang yang bertanggung jawab untuk mencapai keberhasilannya.

Time Bound: Sasaran hasil harus menetapkan batasan waktu untuk mencapainya. Batas waktu sasaran tersebut juga harus realistis.

Gambar 1.3.1 : Contoh Sasaran Perusahaan.

Sasasan dapat dibuat bertingkat, misalnya Sasaran Perusahaan adalah sasaran hasil yang berhubungan dengan organisasi atau bisnis secara keseluruhan. Tingkat dibawahnya adalah Sasaran Departemen, misalnya spesifik kepada Departemen Produksi.

Berikut ini adalah contoh yang mungkin saja juga merupakan sebagian dari Sasaran Tahunan di Departemen Anda:

• 50% reduksi waktu tunggu pesanan
• 75% perbaikan dari kegiatan pergantian proses
• 50% reduksi barang dalam proses
• 50% reduksi area penyimpanan item persediaan
• 50% peningkatan jumlah saran improvement per orang

Perbedaan antara Cita-cita dengan Sasaran Perusahaan - Goals vs Objectives

• Cita-cita adalah cakupan yang luas sedangkan Sasaran adalah fokus yang menyempit
• Cita-cita adalah umum sedangkan Sasaran adalah spesifik
• Cita-cita tak nyata sedangkan Sasaran adalah nyata
• Cita-cita adalah abstrak sedangkan Sasaran adalah konkrit
• Cita-cita tidak bisa divalidasi sedangkan Sasaran Perusahaan bisa divalidasi atau disahkan.

“Hope is possible to achieve, dreams are almost never achieved” - Dr. Noriaki Kano

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 4. Organisasi dan Peran Karyawan

1. Persiapan 5R : 4. Organisasi dan Peran Karyawan

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai suatu tujuan.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun tugas yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan, bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur Organisasi penerapan merupakan syarat mutlak perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Di dalam penerapan 5R ini tidak membentuk sebuah Organisasi baru yang terpisah melainkan menyatu dalam organisasi perusahaan yang ada. Mengapa demikian?

5R adalah bagian dari pekerjaan bukan tambahan pekerjaan oleh sebab itu organisasinya pun harus menyatu dengan organisasi perusahaan.

Pada umumnya hirarki atau Struktur Organisasi yang sederhana terdiri dari tiga tingkatan dengan satu Komite 5R yang bertindak sebagai asisten dari Pimpinan tertinggi :

1. Direktur/General Manager/Plant Manager/Factory Manager
2. Promotor : Karyawan setingkat Manajer
3. Facilitator : Karyawan setingkat Supervisor

Gambar 1.4.1 : Contoh Struktur Organisasi Perusahaan.

Komite 5R : Dalam rangka memajukan penerapan 5R di perusahaan, Organisasi ini harus selalu ada. Organisasi ini dijalankan oleh beberapa orang dari para pucuk pimpinan, sebaiknya melibatkan sebagian dari tim perusahaan yang paling senior juga karyawan pabrik senior dan beroperasi mencakup seluruh wilayah perusahaan.

Tugas-tugas dari Komite 5R dalam membantu manajemen adalah sbb :

• Menyediakan sarana promosi kegiatan 5R
• Memfasilitasi kegiatan pelatihan bagi Karyawan
• Kordinator TPS di dalam penerapan Ringkas
• Membuat standarisasi dari kegiatan 5R
• Mengkordinasikan kegiatan Audit 5R
• Menginformasikan kepada Manajemen dan seluruh Karyawan mengenai perkembangan dari penerapan 5R di Perusahaan

Gambar 1.4.2 : Contoh Struktur Organisasi Komite 5R.

Secara umum peranan dari Pimpinan tertinggi adalah sebagai berikut :

• Membangun komitmen kepada seluruh Karyawan
• Penentu arah kemana tujuan Perusahaan akan dibawa
• Pemberi warna atau roh, membangun antusiasme para Karyawan

Berikut ini hirarki tingkatan yang umum dibawah Pimpinan tertinggi, peran karyawan dalam kegiatannya sehari-hari menjalankan tugasnya, KAIZEN dan 5R :

Gambar 1.5.1 : Contoh Peran Karyawan.

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 5. Zona Tanggung Jawab

1. Persiapan 5R : 5. Zona Tanggung Jawab

Zona Tanggung Jawab adalah wilayah tanggung jawab para Promotor 5R yang mencakup seluruh area Perusahaan.

Agar penerapan 5R ini menjadi efektif maka tidak diperkenankan sebuah wilayah berada dibawah tanggung jawab dua orang Promotor atau lebih dari seorang. Namun sebaliknya, seorang Promotor diperbolehkan memimpin lebih dari satu wilayah tanggung jawab. Juga tidak ada zona tanggung jawab area "abu-abu" ("Grey Area") atau area di Perusahaan yang tidak ada penanggung jawabnya.

Gambar 1.5.1 : Contoh Zona Tanggung Jawab.

Keterangan Gambar : Warna Zona Tanggung Jawab disesuaikan dengan warna Departemen / Manager / Promotor di langkah sebelumnya 1.4: Struktur Organisasi dan Peran Karyawan.

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 6. Aktivitas Kelompok Kecil

1. Persiapan 5R : 6. Aktivitas Kelompok Kecil

Adalah kelompok yang biasanya terdiri dari atas lima sampai sepuluh orang karyawan di tempat kerja. Kegiatan kelompok kecil di tempat kerja adalah untuk memecahkan masalah di tempat kerjanya. Dipimpin oleh seorang Promotor/Leader dengan jabatan setara Manajer/Supervisor.

Wilayah tanggung jawab Promotor/Leader mencakup seluruh area dari masing-masing anggota termasuk area kerja Promotor/Leader tersebut. Tidak diperkenankan adanya area "abu-abu" atau area di dalam kelompok yang tidak ada penanggung jawabnya. Apabila ada area kelompok yang merupakan area umum, maka area tersebut menjadi tanggung jawab Promotor/Leader. (Gambar 7.1)

Setiap anggota memiliki wilayah tanggung jawabnya sendiri, tidak diperkenankan di dalam waktu kerja yang sama untuk satu area kerja memiliki dua orang penanggung jawab, apabila terjadi demikian maka sebaiknya area tanggung jawabnya dibagi sesuai dengan jumlah anggota yang bekerja di area tersebut. (Gambar 7.2)

Untuk area kerja dengan waktu pekerjaan lebih dari satu shift kerja, maka pembagian wilayah masing-masing anggota antar shift adalah sama. (Gambar 1.7.3)

Apabila di setiap shift terdapat lebih dari seorang anggota, maka pembagiannya seperti dalam Gambar 1.7.4 dan Gambar 1.7.5.

Pada keadaan tertentu yang memungkinkan pengaturan shift kerja menjadi 4 grup kerja dalam 3 shift, maka pembagiannya menjadi seperti Gambar 1.7.6.

Contoh-contoh dalam gambar berikut ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhannya tanpa mengubah prinsip-prinsip yang telah dijelaskan diatas.

Gambar 1.6.1 : AKK - Normal Shift.

Gambar 1.6.2 : AKK - Normal Shift 3 Sub Area.

Gambar 1.6.3 : AKK - 3 Shift 1 Sub Area.

Gambar 1.6.4 : AKK - 3 Shift 2 Sub Area.

Gambar 1.6.5 : AKK - 3 Shift 3 Sub Area.

Gambar 1.6.6 : AKK - 3 Shift 3 Sub Area 4 Grup Kerja.

Gambar 1.6.7 : Contoh AKK Departemen - Normal Shift 4 Sub Area.

Gambar 1.6.8 : Contoh AKK Proses - Normal Shift 7 Sub Area.

Gambar 1.6.9 : Berbagai Aplikasi AKK.

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »

1. Persiapan 5R : 7. Rencana Induk Penerapan

1. Persiapan 5R : 7. Rencana Induk Penerapan

Penerapan 5R adalah kegiatan seumur hidup, untuk kepentingan organisasi perusahaan sebaiknya menjadwalkan rencana induk kegiatan penerapan 5R ini setiap tahun.

Lembar Rencana Induk Penerapan 5R ini membantu Anda dalam menetapkan langkah-langkah mana yang harus didahulukan. Juga untuk menghindari loncatan langkah dimana langkah sebelumnya belum terselesaikan kemudian sudah menjalankan langkah berikutnya.

Gambar 1.7.1 : Contoh Rencana Induk Penerapan 5R.

Anda juga perlu menuliskan kegiatan-kegiatan mana yang memerlukan keputusan seperti Label Merah. Pada bidang waktu yang Anda rencanakan berapa lama waktu dibutuhkan, kapan dimulai hingga akhir waktu penyelesaian kegiatan, apakah ada kegiatan yang tumpang tindih? Selanjutnya tetapkan Penanggung Jawab (Person In Charge - PIC) di setiap kegiatan yang telah direncanakan. Pada akhirnya lakukan pengesahan dari rencana yang telah dbuat kemudian lekatkan di papan kegiatan komite penerapan 5R supaya tim juga dapat memantau status penerapan ini dan mengambil tindakan apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya.

• «
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• Langkah-2