1. Persiapan 5R

Sasaran	:	Menyiapkan penerapan 5R di tempat kerja
Kunci	:	Komitmen Manajemen Rencana Induk Penerapan Aktivitas Kelompok Kecil

Sebelum meluncurkan Penerapan 5R di tempat kerja, Anda harus melengkapi dua langkah vital berikut ini :

• Langkah-1, Persiapan 5R : (Kegiatan administrasi persiapan Penerapan 5R) dimana memungkinkan Anda untuk mengkondisikan tempat kerja yang siap dalam menerapkan 5R.
• Langkah-2, Pengenalan 5R : (Kegiatan lapangan mengenalkan 5R kepada seluruh Karyawan) dimana memungkinkan Anda menilai keadaan tempat kerja Anda saat ini seperti apa adanya dan sudah mulai berinteraksi dengan lebih banyak orang-orang di tempat kerja.

Walau bagaimanapun juga sebelum memulai 5R, ada satu kondisi yang sangat mendasar yang harus disiapkan yaitu :

Suatu lingkungan kerja bebas dari saling menyalahkan.

Suatu kondisi lingkungan yang memungkinkan setiap orang di dalam organisasinya dapat menggunakan ketrampilannya secara efektif. Pada saat terjadi masalah atau kesalahan, seseorang seharusnya tidak disalahkan. Melainkan Anda yang harus mencari akar permasalahannya dengan mencoba untuk menemukan jawabannya sambil bertanya "Mengapa kesalahan itu bisa tejadi?" atau "Bagaimana hal itu bisa terjadi?" bukan bertanya "Siapa yang melakukannya?" atau "Dimana itu terjadi?" Untuk pertanyaan yang terakhir ini jika ingin dilakukan, maka sebaiknya dibarengi dengan tindakan bersama-sama mengunjungi tempat kejadiannya.

"Don't blame others"

Lingkungan kerja yang bebas dari menyalahkan akan membangun partisipasi dari para anggotanya, namun sebaliknya lingkungan yang menghakimi akan menciptakan penghalang diantara para anggotanya.

The important thing in my view is not to pin the blame for a mistake on somebody, but rather to find out what caused the mistake.

~ Akio Morita ~

Apabila pemberian instruksi tidak jelas bagi para penerimanya, maka para Manajer atau Supervisor lah yang harus belajar bagaimana memberikan pengarahan yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami. Apabila Operator atau seseorang belum mempelajari atau tidak memahami standar-standar baru, ini kemungkinan disebabkan oleh instruksi yang tidak tepat dan tidak dapat dijalankan, bukan dengan menyalahkan orang yang seharusnya menerima instruksi tersebut.

Perlu diingat, kita seharusnya menyadari pada saat menunjuk kesalahan kepada orang lain dan melakukannya di depan umum, ada tiga jari yang lainnya yang menunjuk ke diri kita!

Dengan memahami bagaimana menciptakan lingkungan yang masing-masing individu berani untuk mencobanya sendiri, Anda menjadi lebih siap untuk mengerjakan tugas-tugas di depan Anda. Berikut ini adalah usulan-usulan tindakan yang patut dipertimbangkan sebelum Anda melanjutkan ke langkah-2 (Pengenalan 5R) :

1.1 Komitmen Manajemen
1.2 Kebijakan Manajemen
1.3 Sasaran Perusahaan
1.4 Organisasi dan Peran Karyawan
1.5 Zona Tanggung Jawab
1.6 Aktifitas Kelompok Kecil
1.7 Rencana Induk Penerapan

Rencana Penerapan 5R : Persiapan

• Briefing kepada para Pimpinan
• Petunjuk Kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Studi Visit)
• Menyiapkan Media Promosi