Petunjuk Kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Study Visit)

Study Visit adalah suatu pendekatan tersusun untuk mengidentifikasi suatu proses berkelas dunia, selanjutnya mengumpulkan informasi yang relevan untuk diterapkan di dalam organisasi Anda dengan tujuan untuk meningkatkan suatu proses yang serupa.

Petunjuk kunjungan ke Perusahaan penerap 5R (Study Visit)

1. Fokus dan Spesifik, menjelaskan apa yang ingin dipelajari atau ditingkatkan di dalam organisasi Anda. Anda boleh saja ingin meningkatkan seluruh proses administrasi operasional di perusahaan Anda, namun Anda juga diperbolehkan hanya ingin melihat secara rinci misalnya bagaimana suatu perusahaan di tempat Study Visit dapat menjaga atau mempertahankan konsistensi penerapan 5R.
2. Berbagi. Identifikasikanlah suatu area yang mungkin menurut Anda unggul dalam suatu bidang di organisasi Anda, jika memungkinkan tawarkan peluang untuk Study Visit balasan kepadanya. Sesuatu yang Anda ingin bagikan kepada perusahaan yang Anda kunjungi.
3. Sama-sama menguntungkan, Cobalah untuk menciptakan suatu pengalaman sama-sama menguntungkan. Identifikasikanlah apa yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan yang Anda kunjungi. Tawarkanlah sesuatu bahwa Anda menyampaikannya secara tulus.
4. Kenali tuan rumah. Pastikanlah bahwa tim Study Visit sudah mengenali, familiar dengan beberapa aspek terkait di perusahaan yang akan dikunjungi (apa yang dihasilkannya atau produk yang dijual, skala perusahaan, dll.).
5. Kirimkan pertanyaan pendahuluan, dengan Fax atau e-mail kepada orang yang ditunjuk mengenai hal-hal berupa pertanyaan spesifik sebelum kunjungan Study Visit dilaksanakan.
6. Hormati privasi tuan rumah. Jika beberapa informasi merupakan hak milik, property atau paten yang tidak bisa diberikan, maka hormatilah keadaan itu dan lanjutkan kepada kegiatan berikutnya.
7. Berpakaian sewajarnya dengan memastikan, mendiskusikan pakaian yang akan dikenakan pada saat kunjungan nanti. Pada umumnya perusahaan mensyaratkan pakaian yang dikenakan berkaitan dengan safety atau cukup berpakaian secara bisnis casual. Namun pastikanlah Anda berpakaian sewajarnya, sopan dan tidak terlalu santai atau terbuka.
8. Buatlah catatan terhadap hal baik apa yang didapat dari proses Study Visit ini.
9. Ucapkan banyak “terima kasih”. Tunjukkanlah apresiasi Anda kepada tuan rumah yang dikunjungi sebagai tempat Study Visit. Pertimbangkanlah untuk memberikan tanda mata yang unik kepada orang-orang yang Anda kunjungi.
10. Tindak lanjut dengan mengirim surat kepada perusahaan yang telah Anda kunjungi mengenai detil apa yang sangat menolong Anda. Sekali lagi, ucapkan terima kasih dan menawarkan kepada mereka Studi Visit di tempat Anda di masa mendatang.

Semoga bermanfaat. Selamat menerapkan, ber-improvement dan sukses!

2. Pengenalan 5R

Sasaran	:	Mempromosikan penerapan 5R di tempat kerja
Kunci	:	Promosi & Kick-Off Program Pelatihan Daftar Area Kritis

Tahap yang kedua dari Persiapan Penerapan 5R ini adalah ketika Anda siap untuk memulai dengan sungguh-sungguh Penerapan 5R di tempat kerja Anda.

Memulai Penerapan 5R

Di langkah-1 (Persiapan 5R), Anda mempersiapkan diri di belakang layar sebelum terjun ke area kerja berhadapan langsung dengan para karyawan. Mengetahui kondisi saat ini di perusahaan. Anda sudah menyiapkan pembagian zona tanggung jawab berupa suatu denah dari keseluruhan tempat kerja dan membaginya ke dalam wilayah spesifik, kemudian menentukan zona tanggung jawab dari Aktivitas Kelompok Kecil (AKK).

Setelah melakukan dua hal tersebut, berarti Anda sudah memulai program Penerapan 5R dan menyelesaikan seluruh pekerjaan administrasi dalam persiapan penerapan 5R. Selanjutnya di langkah-2 ini, Anda mempersiapkan diri untuk terjun langsung meluncurkan program penerapan 5R.

Di tahapan ini Anda diharapkan untuk memusatkan perhatiannya lebih mendalam ke masing-masing area penerapan. Rentang waktu untuk melakukan langkah ini seharusnya telah dibuatkan jadwal rencana penerapan Anda yang merupakan bagian dari Rencana Induk.

Gambar 2 : Rencana Pengenalan 5R.

Untuk mengetahui lebih dalam keadaan tempat kerja saat ini Anda harus:

• Menyiapkan Standar Penerapan 5R dalam bentuk Lembar Kriteria Audit

Untuk memulai langkah pengenalan ini, silahkan menggunakan lembar kriteria audit yang telah disediakan. Namun akan lebih baik jika Anda segera menciptakan sendiri lembar kriteria audit untuk masing-masing wilayah yang ada.

• Sebelum Kick-Off 5R, Merekam kondisi saat ini di setiap area AKK dengan memotretnya atau mendokumentasikan dalam bentuk video pada bagian-bagian yang spesifik. Selanjutnya untuk melihat kemajuannya dengan membandingkan kondisi sebelum penerapan 5R, pada saat penerapan 5R dan sesudah menjadi standar 5R di perusahaan.

Walau bagaimanapun, sebelum Anda memulai langkah-2 ini sangatlah perlu untuk memikirkan tentang proses pemecahan masalah perusahaan yang saat ini dihadapi. Semua alat bantu yang ada di dalam langkah ini mungkin saja dapat digantikan dengan formulir-formulir yang sudah ada di perusahaan Anda, atau dapat dijadikan sebagai alternatif dari yang sudah ada di tempat Anda bekerja, mungkin juga dapat mengintegrasikannya dengan alat bantu yang ada disini. Saya tidak ingin menggantikan aktivitas memecahkan masalah Anda, tujuan sebenarnya adalah hanya menemukan suatu cara untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang ada.

2.1 Promosi & Kick-Off
2.2 Program Pelatihan
2.3 Diagnosa 5R
2.4 Foto Identifikasi Masalah
2.5 Daftar Area Kritis
2.6 Visual Fotografi
2.7 Informasi Aktivitas 5R

2. Pengenalan 5R : 1. Promosi & Kick-Off

Apabila Anda hanya melibatkan beberapa orang atau hanya satu, dua departemen yang bergerak di dalam rangka menjadikan disiplin 5R sebagai budaya kerja perusahaan, maka penerapan 5R ini tidak akan mencapai sasaran perusahaan, sia-sia dan hanya akan berjalan di tempat atau bahkan perlahan-lahan disiplin kerjanya menghilang. Kemudian muncul istilah "5R di tempat kami adalah pelangi" yang menandakan bahwa penerapan 5R disini "perlahan-lahan menghilang". Keberhasilan dari penerapan ini memerlukan keterlibatan dari seluruh karyawan. Promosi adalah penting untuk melibatkan seluruh karyawan di perusahaan.

Gambar 2.1.1 : Papan Promosi 5R, Informasi seluruh AKK.

Gambar 2.1.2a : Contoh Spanduk Promosi Aktivitas 5R.

Gambar 2.1.2b : Contoh Spanduk Promosi Aktivitas 5R.

Gambar 2.1.3 : Contoh Papan Promosi Aktivitas 5R - Ukuran Kertas A2.

Gambar 2.1.4 : Contoh Poster Promosi Aktivitas 5R - Ukuran Kertas A2.

Gambar 2.1.5 : Contoh Poster Promosi Aktivitas 5R - Ukuran Kertas A2.

Tujuan dari diselenggarakannya Kick-Off adalah untuk mengajak dan memberitahukan kepada semua orang bahwa kita telah sama-sama berkomitmen dan pencanangan dimulainya penerapan 5R di perusahaan.

Para pucuk pimpinan seharusnya terlibat dalam kegiatan ini dan menyampaikannya secara langsung kepada seluruh karyawan mengapa kita menerapkan 5R dan sasaran apa yang ingin dicapai oleh perusahaan di masa yang akan datang.

Ini adalah kesempatan terbaik untuk memberikan roh dan energi kepada seluruh karyawan dan menetapkan suatu tujuan dari penerapan 5R serta masa depan perusahaan.

Tabel 2.1.6 : Contoh Jadwal Kick-Off.

Gambar 2.1.7 : Memperkenalkan para anggota Komite 5R dan simbolis penyematan pin 5R.

 Gambar 2.1.8 : Berbagai contoh pin 5R.

Gambar 2.1.9a : Contoh Simbol Komitmen Manajemen Menerapkan 5R.

Gambar 2.1.9b : Contoh Simbol Komitmen Manajemen Menerapkan 5R.

Gambar 2.1.9c : Contoh Simbol Komitmen Manajemen Menerapkan 5R.

Gambar 2.1.10 : Simbolis Kick-Off.

Gambar 2.1.11 : Penyematan Simbol Komitmen Menerapkan 5R.

Gambar 2.1.12 : Antusiasme dalam berkompetisi Yel-yel 5R.

Gambar 2.1.13 : Bendera-bendera 'hadiah' 5R.

Gambar 2.1.14 : Poster Promosi 5R - Ukuran Kertas A2.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• »