7 Pemborosan di Kantor

"If a cluttered desk signs a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign"

~ Albert Einstein ~ (1879-1955)

Banyak perusahaan yang menanyakan "Mengapa kami harus merampingkan proses pekerjaan administrasi kami?" Jawabannya: "Pekerjaan yang tidak menambahkan nilai dari perspektif Pelanggan kita secara khas adalah 50% dari total biaya-biaya administratif". Ini merepresentasikan besarnya para pekerja kantoran yang potensial untuk membuat perubahan yang signifikan terhadap kecepatan pelayanannya, mutu pelayanan dan kegiatan-kegiatan improvement untuk menurunkan biaya operasional, semuanya yang dapat memberikan manfaat bagi organisasi perusahaan Anda yang unggul dalam persaingan.

“Bagaimanakah para pekerja kantoran dapat mengurangi dan menjaga biaya-biaya operasional dalam kegiatannya sehari-hari?” Pada praktiknya tidak dengan menjadikan semua orang sebagai pekerja administrasi paruh waktu. Bagaimanapun juga semua orang dapat memerangi pemborosan. Sasaran akhirnya adalah eliminasi menyeluruh terhadap pemborosan.

Terminologi dari Mr. Taiichi Ohno "Apapun yang menambahkan waktu/biaya tanpa menambahkan nilai pada suatu produk/jasa adalah pemborosan". Suatu kegiatan dimana Pelanggan tidak mau membayar walaupun itu sudah tercakup di dalam biaya secara keseluruhan.

Pemborosan sering tersembunyi di dalam proses yang membuatnya sulit untuk dideteksi. Eliminasi pemborosan dengan menguraikannya ke dalam aspek-aspek yang spesifik untuk membantu Anda fokus pada kegiatan-kegiatan improvement. Pemborosan digolongkan ke dalam tujuh jenis pemborosan. Masing-masing dapat ditargetkan secara rinci untuk membantu mengidentifikasikan alat bantu mana yang sesuai untuk membantu Anda dalam mengeliminasi pemborosan.

Pemborosan menjadi masalah di kantor yang disebabkan oleh lingkungan yang berantakan, tidak teroganisir mengakibatkan beban yang berat bagi para karyawan Anda. Mencegah mereka dari perasaan sukses dan berhasil di pekerjaannya. Pemborosan-pemborosan ditandai sebagai tujuh iblis pemborosan yang mematikan karena sudah seperti racun di dalam lingkungan kerja. Langkah awal dari eliminasi pemborosan adalah dengan mengenalinya “untuk apakah kegiatan-kegiatan tersebut?” Marilah kita lihat tujuh pemborosan berikut ini:

1. Produksi berlebihan (Overproduction)

Terjadi ketika Anda memproduksi sesuatu terlampau banyak dari yang diperlukan atau menghasilkan sesuatu terlalu dini dari waktu yang diharapkan. Di dalam operasional kantor, kertas-kertas, catatan dan informasi pada umumnya berlebihan. Memproduksi lebih dari yang diperlukan atau menghasilkan terlalu dini tidak akan meningkatkan efisiensi. Menggunakan sumber daya, seperti material, tenaga kerja, dan gudang/penyimpanan, menghasilkan lebih cepat dari yang diperlukan menciptakan jenis pemborosan yang lainnya. Memberikan informasi terlampau detil dari yang diperlukan, membuat banyak laporan tetapi tidak ada satu orang pun yang membacanya, membuat ektra salinan dari yang diperlukan.

Eliminasi pemborosan ini:

• Menetapkan suatu urutan dari alur kerja untuk memuaskan Pelanggan atau proses berikutnya
• Menciptakan tempat kerja yang Ringkas, Rapi dan standar untuk masing-masing proses
• Menciptakan alat bantu berupa sinyal (Kanban) untuk mencegah proses yang terlalu dini
• Menghasilkan laporan berupa 'One Sheet Report' atau formasi 'A3 Report'

2. Menunggu (Waiting)

Menunggu sesuatu, orang lain, dokumen, mesin-mesin atau informasi adalah pemborosan. Menunggu adalah tidak melakukan sesuatu dengan waktu yang terus berlalu dan menyebabkan alur kerja yang terhambat. Hal ini tidak menambah nilai kepada produk/jasa dan tentunya Pelanggan tidak mau membayar untuk kegiatan ini. Menunggu adalah pemborosan yang paling mudah dideteksi. Ada banyak contoh di dalam kantor: menunggu tanda tangan, menunggu keputusan, menunggu mesin-mesin, menunggu panggilan/hubungan telepon, menunggu kiriman, menunggu orang lain yang terlambat hadir di dalam pertemuan, mengantri di mesin fotokopi.

Eliminasi pemborosan ini:

• Meninjau ulang dan membuat standardisasi terhadap keperluan tanda tangan atau otorisasi untuk mengeliminasi yang tidak diperlukan
• Memberikan ‘Cross-Training’ kepada para karyawan untuk menciptakan alur kerja yang tidak terganggu di saat seseorang tidak berada di tempat
• Menyeimbangkan beban kerja harian untuk memastikan bahwa semua orang bekerja secara optimal
• Memastikan persediaan dan peralatan agar selalu tersedia di tempatnya dan dalam jumlah yang telah ditetapkan

3. Memindahkan (Transporting)

Memindahkan dokumen atau material lebih jauh dari yang diperlukan atau menempatkannya sementara di suatu lokasi, menyimpannya, menciptakan persediaan, penumpukan, atau perpindahan material, orang-orang lalu-lalang, adalah membuang-buang waktu dan energi. Persediaan dan material sering kali dipindahkan beberapa kali sebelum mencapai suatu lokasi yang sebenarnya ditetapkan. Semua dari pergerakan atau perpindahan ini adalah pemborosan.

Eliminasi pemborosan ini:

• Menciptakan jarak dimana perpindahan menjadi sedekat mungkin
• Memilah item-item kebutuhan berdasarkan frekuensi Sering-Kadang-Jarang kemudian mengkombinasikannya dengan sistim jarak penyimpanan
• Mengeliminasi apapun yang namanya tempat penyimpanan sementara atau lokasi penyimpanan

4. Proses tidak perlu / Proses yang berlebihan (Overprocessing)

Pemborosan proses ini sering kali meliputi aktivitas yang berlebih-lebihan seperti memeriksa pekerjaan orang lain atau proses inspeksi akibat dari hasil produk/jasa yang cacat, memperoleh berbagai tanda tangan atau tinjauan ulang yang berlebihan, meng-input data yang sama berulang kali, menggunakan perangkat keras maupun perangkat lunak yang sudah usang.

Eliminasi pemborosan ini:

• Meninjau ulang langkah-langkah bernilai tambah di setiap proses dan mengefektifkan atau mengeliminasi langkah-langkah kerja sebisa mungkin
• Meninjau ulang semua kebutuhan tanda tangan dan mengeliminasi tanda tangan sebisa mungkin

5. Persediaan (Inventory)

Kelebihan persediaan apapun bentuknya adalah pemborosan. Persediaan yang berlebihan memakan tempat, bisa berdampak pada keselamatan kerja, dan dapat menjadi tidak berguna jika terjadi perubahan permintaan. File yang tidak diperlukan, ekstra persediaan dan salinan dokumen yang tidak diperlukan adalah beberapa bentuk dari pemborosan persediaan. Pemborosan persediaan bisa merupakan suatu masalah departemen atau perorangan. Pemborosan persediaan adalah suatu kebiasaan yang sulit untuk dipecahkan. Ekstra persediaan menghadirkan suatu zona nyaman yang barangkali kita malas untuk melepaskan dari kebiasaan ini. Berpikir perang terhadap pemborosan adalah merubah pola pikir seperti ini.

Menyimpan ekstra persediaan berarti ekstra pengelolaan. Ekstra persediaan dapat menghalangi proses lainnya jika Anda sedang mencari item yang lain, maka Anda harus memindahkan ekstra persediaan tersebut sehingga menciptakan pemborosan gerakan. Pemborosan ini juga berhubungan dengan pemborosan waktu kerja. Waktu adalah suatu yang sangat berharga di dalam lingkungan kantor dan sebuah map/dokumen yang tergeletak di meja tulis seseorang adalah pemborosan, 'record' tak berguna di dalam database, email yang belum dibaca.

Eliminasi pemborosan ini:

• Hanya menghasilkan secukupnya untuk mencukupi kebutuhan Pelanggan atau proses berikutnya
• Standardisasi penempatan pekerjaan dan jumlah unit per lokasi penempatan
• Memastikan bahwa pekerjaan tiba di proses berikutnya pada saat diperlukan dan tidak terjadi penumpukan disana

6. Gerakan (Motion)

Gerakan apapun yang tidak penting bagi penyelesaian dari suatu tugas atau aktivitas adalah pemborosan. Semua pergerakan pekerjaan tak perlu adalah suatu bentuk pemborosan. Semua gerakan harus menambahkan nilai kepada produk/jasa yang diberikan kepada Pelanggan. Proses pekerjaan yang tidak efektif dan tata ruang yang buruk sering menciptakan pemborosan berupa lebih banyak berjalan, menggapai sesuatu, membungkuk atau jongkok dari yang diperlukan.

Eliminasi pemborosan ini:

• Standardisasi map, laci, dan lemari kabinet di seluruh area: gunakan kode warna sebanyak mungkin
• Menyusun file-file Anda (desktop dan elektronik) sedemikian rupa sehingga dengan mudah dapat dijadikan sebagai referensi
• Mengatur layout area kerja, peralatan kantor di dalam penempatan yang terpusat; mempertimbangkan membeli peralatan tambahan untuk mengeliminasi berbagai pengulangan gerakan

7. Cacat dan Pengulangan proses kerja (Defect & Rework)

Menghasilkan produk cacat adalah pemborosan, pengulangan pekerjaan karena cacat jelas sebagai kegiatan yang tidak bernilai tambah. Memperbaiki sesuatu yang telah dikerjakan adalah pemborosan. Pemborosan ini juga meliputi produktivitas yang hilang sehubungan dengan gangguan dari suatu proses yang berjalan normal tetapi menghasilkan cacat atau pengulangan pekerjaan. Kehilangan data atau informasi, kesalahan meng-input data sehingga menghasilkan cacat.

Eliminasi pemborosan ini:

• Menciptakan prosedur kerja yang distandarkan dan formulir-formulir standar perkantoran
• Menciptakan dan menyediakan instruksi kerja membantu bagaimana pekerjaan dilaksanakan.

Meja kerja Albert Einstein di kantornya di Princeton,
foto-foto ini diambil sesaat sebelum beliau wafat,
foto dipublikasikan oleh majalah LIFE pada tahun 1955.

- Berbagai Video 5R di Kantor -

Dari berbagai sumber: The Seven Wastes, Comparison of the Seven Wastes, The 7 Wastes of Information, Eliminating the Seven Deadly Wastes in the Office
Foto-foto: Cost Management, Messy Desk, A Business Men Climbing a Pile of Papers, Waiting for Phone, Mature businessman carrying file cabinet on his back, Headache, Office Stress, Time is Money, Bad Ergonomics, Paper Shredder